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Pequeños negocios y trabajo por cuenta propia
Cómo organizar los registros fiscales de su pequeño negocio
Los buenos registros comerciales facilitan identificar ingresos, respaldar deducciones y hacer las preguntas correctas. Comience con los documentos originales y señale los asuntos que requieren una conversación fiscal.
Empiece con los ingresos brutos
Reúna registros que muestren cómo recibió pagos el negocio. Según la actividad, pueden incluir facturas, reportes de ventas, estados de plataformas de pago, procesadores de tarjetas, formularios 1099, reportes contables, depósitos bancarios y cheques recibidos. Un solo formulario rara vez cuenta toda la historia.
Conserve el detalle que respalda el resumen anual. Una hoja de cálculo o reporte contable ayuda, pero las facturas, estados de cuenta e historial de transacciones explican los números si surge una pregunta. Separar cuentas personales y comerciales facilita el proceso, aunque los registros siguen siendo necesarios si se mezclan transacciones.
Organice las deducciones con respaldo
Las deducciones deben estar respaldadas por registros que indiquen qué se compró, cuándo, cuánto se pagó y el propósito comercial. Las categorías comunes incluyen suministros, software, servicios profesionales, publicidad, seguros, alquiler, servicios públicos, teléfono, internet y comisiones.
No pase por alto compras mayores. Computadoras, equipos, muebles, herramientas y otros activos pueden tratarse de manera distinta de un gasto rutinario. Conserve factura, fecha de puesta en servicio, financiamiento y porcentaje estimado de uso comercial. Myrmid Tax revisará si un artículo puede deducirse ahora, depreciarse o requerir otro tratamiento.
Registre cuidadosamente viajes y vehículos
Los viajes de negocio pueden incluir vuelos, trenes, alquiler de autos, hospedaje y comidas que califiquen cuando el viaje está fuera de su domicilio tributario y tiene un propósito comercial real. Las partes personales no son deducibles y las comidas generalmente tienen límites. Guarde fechas, destinos, recibos y el motivo comercial.
Para un vehículo usado en el negocio, mantenga un registro de millaje con fecha, destino, propósito y millas. Según los hechos, puede aplicarse el método de millaje estándar o gastos reales. Cuando hay uso personal y comercial, solo la parte comercial puede deducirse. Los peajes y estacionamiento también pueden importar.
Conozca la estructura de su negocio
El formulario que presenta un negocio depende de su clasificación fiscal federal, no solo del nombre que utiliza. Un propietario único normalmente informa la actividad en el Anexo C; una corporación C suele presentar el Formulario 1120 y una corporación S el 1120-S. Las sociedades suelen presentar el Formulario 1065.
Por eso el preparador necesita entender la entidad, propietarios, nómina, contabilidad y cambios del año. Lleve documentos de formación, cartas de elección si las tiene, declaraciones anteriores y correspondencia que ayude a identificar la posición de presentación.
Convierta registros en una conversación útil
No adivine cuando una transacción no esté clara. Márquela. Una lista breve de preguntas sobre uso personal frente a comercial, recibos faltantes, viajes, activos, pagos estimados o cambios de entidad es más útil que asignar una categoría sin revisar.
Los registros ordenados no garantizan una deducción, pero dan a usted y a su preparador una base más sólida para evaluar la declaración.
Fuentes y lecturas adicionales
Información educativa general. Sus registros y circunstancias determinan la orientación apropiada para usted.
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